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Responsabilités de l’employeur

Une des idées fondatrices de DBplus est d’alléger la charge administrative des employeurs participants. Ceux-ci doivent cependant assumer certaines responsabilités, comme le décrira la présente section.

Tous les employés à temps plein de la société ou du groupe participant doivent être inscrits au Régime dès leur embauche. Ceux qui travaillent à temps partiel doivent être informés à leur embauche ou au renouvèlement de leur contrat qu’ils ont l’option d’adhérer au Régime à tout moment. Le Régime des CAAT fournit aux employeurs des modèles à utiliser dans leurs lettres d’offre et contrats pour expliquer les conditions d’admissibilité aux nouvelles recrues. Les employeurs à leur tour donnent chaque mois au Régime des CAAT une liste des employés non participants, afin que le Régime leur envoie des avis pour qu’ils demeurent au fait de leurs options d’adhésion.

Les employeurs déduisent les cotisations des gains T4 de leurs employés au taux fixe convenu, versent leur propre cotisation et effectuent un virement électronique des fonds au Régime des CAAT. Les cotisations doivent être remises au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant les retenues, sans quoi des intérêts seront exigibles.

En vertu des lois fiscales, un facteur d’équivalence (FE) est rapporté sur les feuillets T4 des participants aux régimes de pension agréés (RPA), ce qui réduit leurs droits de cotisation à un REER. Pour les régimes PD, la réduction est équivalente à la valeur des prestations de retraite accumulées dans le RPA.

À l’aide d’une feuille de calcul fournie par le Régime des CAAT ou de leur propre tableur, les employeurs calculent le facteur d’équivalence pour chaque participant DBplus avec la formule suivante :

Cotisation du participant + cotisation de l’employeur x 8,5 % x 9 – 600 $ = Facteur d’équivalence

Ils inscrivent enfin le facteur d’équivalence sur le feuillet T4 du participant.

Chaque mois, les employeurs transmettent au Régime des CAAT une liste de tous leurs employés qui participent au Régime, avec leur adresse courriel de travail. Ainsi, le Régime des CAAT leur envoie directement ses bulletins périodiques à l’intention des participants.

Les employeurs communiquent les nouvelles inscriptions au Régime ainsi que tout éventuel changement à la situation d’emploi qui puisse avoir une incidence sur la date d’embauche ou d’adhésion, les congés ou toute autre donnée sur le participant, à l’aide des formulaires disponibles dans le Manuel de l’employeur. Les employeurs fournissent également aux participants les formulaires pour mettre à jour leurs renseignements personnels.

Avec la collecte annuelle de données, qui sont à rendre en mars, les employeurs se servent d’un outil en ligne pour rapporter les gains T4 et les cotisations de chaque participant, ainsi que toute interruption de travail (si ce n’a pas déjà été fait au cours de l’année) et les facteurs d’équivalence pour l’année civile précédente. Si votre société fusionne son régime à prestations déterminées avec celui des CAAT, le Régime des CAAT collaborera avec vous et avec les administrateurs tiers pour le recueil de toute autre donnée restante.

Le Régime des CAAT donne des webinaires annuels de formation sur le rapprochement des données.

Après la validation annuelle des données, le Régime des CAAT produit des relevés de pension annuels qu’il envoie directement aux participants par la poste au printemps.

Les employeurs sont tenus de faire connaitre aux participants leurs options de rachat de rentes supplémentaires ou du transfert de leurs épargnes-retraite existantes vers le Régime. Le Régime des CAAT se charge de la plupart des points de la transaction et offre des ressources aux participants pour les éclairer sur les rachats et les transferts : séances de formation (présentielles et virtuelles), une brochure informative et une calculatrice en ligne. Là où un participant choisit de procéder à un rachat ou transfert, l’employeur remplit un formulaire des données sur les gains du participant et sur son ancien régime pour la (les) période(s) d’emploi applicable(s).

Dès leur adhésion au Régime des CAAT, les participants ont le droit de racheter tout éventuel congé non payé, et là où la loi le prévoit, de cotiser également pour des périodes de congé légal; dans ce dernier cas, l’employeur versera lui aussi une cotisation.

Comme partie du processus d’accueil du Régime des CAAT, vos services de paie et des ressources humaines recevront une formation sur leurs responsabilités d’employeur. Le Régime des CAAT offre également un service régulier de webinaires, en direct ou sur demande, qui serviront d’aide-mémoire et de remise à niveau sur tout nouveau processus que les employeurs auraient à connaitre.

Nous vous encourageons d’inviter les experts en retraites du Régime des CAAT sur vos lieux au moins une fois par année. Les rétroactions sur les séances de formation démontrent qu’elles aident énormément les participants à comprendre la valeur réelle de leur pension.

Chaque année, tous les employeurs participants doivent remettre une attestation écrite de l’adhésion des employés admissibles, des calculs et de la remise exacts des cotisations, de la diffusion des informations requises aux participants et que les membres du personnel qui administrent les retraites ont assisté aux séances de formation du Régime des CAAT au cours de l’année. L’attestation annuelle est une étape importante du programme de conformité administrative au Régime des CAAT.

Manuel de l’employeur

Une description détaillée des responsabilités qui incombent à l’employeur et les formulaires pertinents se trouvent dans le Manuel de l’employeur du Régime de retraite des CAAT (en anglais seulement).

Il suffit d’appeler ou d’envoyer un courriel pour obtenir de l’aide

Notre équipe des Services aux employeurs est à l’écoute. Pendant le processus d’accueil, on attribuera un analyste des pensions à votre société qui pourra répondre à vos questions.

Les portails en ligne réduiront davantage le travail administratif

Le Régime des CAAT met au point des portails pour les employeurs et les participants qui permettront plus de transactions en ligne, économisant ainsi plus de temps aux employeurs et améliorant la sécurité.

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